Zwei Arten von Daten werden von einer COBOL-Übersetzungseinheit verarbeitet:
Daten, gespeichert auf einem externen Datenträger und
programminterne Daten.
Der erste Datentyp ist in Form von Datensätzen in Dateien gesammelt, die zweite Art muss vom Anwender als Datensätze oder untergeordnete Datenfelder erklärt werden.
Um Daten von ihrer speziellen Darstellung auf externen Datenträgern und in Datenverarbeitungsanlagen möglichst unabhängig zu machen, werden die Eigenschaften oder Inhalte der Daten in Beziehung zu einem Standardformat statt zu einem anlagenorientierten Format beschrieben.
Die verwendete Methode zur Datenbeschreibung gestattet die Unterscheidung der physischen und systemabhängigen Merkmale einerseits und der konzeptuellen Eigenschaften andererseits.
Physische und einige systemabhängige Merkmale von Daten auf einem externen Datenträger werden in einer COBOL-Übersetzungseinheit festgelegt, um einen wirksamen Gebrauch von speziellen Techniken zu ermöglichen.
Unter die physischen Merkmale von Daten fallen
die Anordnung der logischen Datensätze innerhalb der physischen Grenzen des externen Datenträgers;
der Satzmodus, in dem die Daten auf dem externen Datenträger gespeichert sind.
Unter die systemabhängigen Merkmale von Daten fällt die Beschreibung, unter der eine Datei auf einem externen Datenträger identifiziert wird.
Die konzeptuellen Eigenschaften von Daten auf einem externen Datenträger beziehen sich auf die logischen Einheiten der Daten, die logischen Datensätze, und tragen keine physischen oder systemabhängigen Merkmale.
Die Dateneigenschaften für Dateien sind in den Dateierklärungen, die für Datensätze in den Datensatzerklärungen beschrieben.
Die Datenerklärung in einer COBOL-Übersetzungseinheit ist getrennt von der Erklärung der Ablaufprozeduren. Dies ermöglicht es dem Programmierer, die Datenerklärung in einer Vielfalt von Möglichkeiten zu ändern, ohne dabei die sich darauf beziehenden Prozeduren ändern zu müssen. Deshalb können die Prozeduren einer COBOL-Übersetzungseinheit bis zu einem bestimmten Grad als datenunabhängig betrachtet werden.